Welkom bij de Helpdesk voor Omgevingsparticipatie en -communicatie

Vraag jezelf af, voordat je begint met participatie, waarom je belanghebbenden wilt betrekken bij je project. Het succes van participatie hangt namelijk in grote mate af van je eigen houding en gedrag. Betrek de omgeving vanuit oprechte interesse en zie het niet als een taak die je kan afvinken van je lijstje. Oprechte interesse betekent tijd willen investeren in een goede relatie, met aandacht luisteren naar belanghebbenden en vervolgens iets doen met de input die je ontvangt. De keuzes die je als overheid of organisatie maakt hebben vaak veel impact op de omgeving. Geef de omgeving daarom de kans om hierover mee te praten. Dit draagt bij aan de acceptatie en het draagvlak en hierdoor heeft jouw project een grotere kans van slagen in de praktijk. Daarnaast heb je de kennis en ervaring van de omgeving nodig om goede keuzes te kunnen maken en de kwaliteit van jouw project te verhogen. Je hoeft niet alle kennis zelf in huis te hebben. Vertrouw op de expertise van andere partijen. 

In deze helpdesk hebben we alle stappen, vragen en hulpmiddelen, die je nodig hebt voor een goede aanpak, verzameld. Door de stappen van de canvas te volgen zorg je voor een gestructureerd en zorgvuldig proces. Kijk wat jij voor jouw project op dit moment kan gebruiken en pas de analyse en de aanpak steeds aan op basis van nieuwe inzichten en input uit de omgeving. De helpdesk is geen invuloefening, maar een dynamisch hulpmiddel,  De helpdesk start vanuit de inhoud: wat is de opgave en wat zijn belangrijke momenten binnen die opgave? Je bepaalt eerst het ‘wat’ en de ‘waarom’. Vervolgens breng je in beeld hoe je belanghebbenden hierbij kunt betrekken (het ‘wie’, ‘hoe’,  ‘waar’ en ‘wanneer’). 

Onderaan de canvas vind je de printbare versie van het Canvas Omgevingsmanagement met hierin de vragen uit de helpdesk. Organiseer een of meerdere sessies waarin je de verschillende stappen uit het canvas doorloopt en gezamenlijk antwoord geeft op de vragen. Bijvoorbeeld door geeltjes op de printbare versie te plakken. Gebruik de helpdesk als hulpmiddel bij de beantwoording van de vragen. 

Jouw rol in het participatieproces
De rol die je als organisatie hebt met betrekking tot participatie verschilt per fase. Als overheid ben je bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het organiseren van participatie in de fase van visievorming en beleidsvorming. De helpdesk helpt je dan om een gefundeerde participatiestrategie te ontwikkelen. In de projectfase, wanneer het beleid in praktijk wordt uitgevoerd, is de initiatiefnemer van het project verantwoordelijk. Het bevoegd gezag en ook de omgeving hebben dan een ondersteunende rol. Overheden kunnen de helpdesk dan als toetsingskader gebruiken voor het beoordelen van het participatieproces van de initiatiefnemer.

De Helpdesk voor Omgevingsparticipatie en –communicatie is ontwikkeld door Viduro – Strategische denkers & Impactvergroters. De adviseurs van Viduro adviseren en begeleiden al jarenlang overheden en bedrijven op het gebied van omgevingsmanagement. De kennis en ervaring die zij de afgelopen jaren hebben opgedaan delen zij graag met andere professionals.