Het plan

Nu is het tijd om de strategie op papier te zetten: hoe kan het participatie- en communicatieproces bijdragen aan de opgave? Misschien zit je nog in de verkennende fase van het project en is er nog veel onbekend. Bepaal dan op hoofdlijnen de strategie. Als het project al concreter is, kun je de strategie al verder invullen. Volg actie 1 tot en met 6 om de strategie te bepalen. In stap 7 leg je de strategie vast in het invulformat communicatie- en participatieplanning.

 

Actie 1: prioriteiten stellen

Neem eerst actie 1 tot en met 6 door om samen de strategie vorm te geven. In stap 7 leg je de keuzes vast in een invulformat.

Kijk in de stap: de tijdlijn of er zaken zijn die nu prioriteit hebben. Bijvoorbeeld de geplande ter inzagelegging van het bestemmingsplan. Of is er uit de stap: thema’s en belanghebbenden naar voren gekomen dat bepaalde belanghebbenden of bepaalde thema’s nu aandacht vragen?

Actie 2: belanghebbenden en strategie bepalen

In de stap: thema’s en belanghebbenden heb je de mate van belang en invloed van de belanghebbenden in beeld gebracht in onderstaande matrix. Bekijk, op basis van de prioriteit die je in actie 1 hebt bepaald, of de belanghebbenden nog op de juiste plek staan. De specifieke processtap of het specifieke thema dat nu aandacht vraagt, kan het belang en de mate van invloed van een belanghebbende namelijk veranderen. De positie van de belanghebbende in onderstaande matrix, bepaalt hoe je die belanghebbenden gaat betrekken:

  • Informeren: informatie verstrekken via bijvoorbeeld een persbericht of website
  • Raadplegen: input ophalen via bijvoorbeeld een enquête
  • Adviseren: dialoog voeren via bijvoorbeeld een klankbordgroep
  • Coproduceren: samen aan het project werken in bijvoorbeeld een projectgroep
  • Meebeslissen: belanghebbende heeft een rol in de besluitvorming

Ben je bezig met het vormen van een visie en wil je nog vooral brede uitgangspunten ophalen? Dan zal je eerder vertegenwoordigende groepen benaderen zoals de raad, belangenorganisaties en dorpsraden. Wanneer je met een concretere gebiedsontwikkeling aan de slag gaat, zijn de bewoners van dat gebied een belangrijke doelgroep. 

Actie 3: doel bepalen

Het is goed om per moment of fase steeds een doel te stellen. Zo kan je doelgerichter je participatiemomenten inrichten en kan je gefundeerd aangeven waarom je bepaalde keuzes in het participatieproces hebt gemaakt.

  • Wil je belanghebbenden informeren. Waar ga je ze dan precies over informeren? Bijvoorbeeld: de direct omwonenden moeten op de hoogte zijn van wat het project inhoudt en hoe de tijdslijn eruit ziet. Of belanghebbenden moeten weten hoe ze een zienswijze kunnen indienen.
  • Ga je belanghebbenden consulteren. Waar wil je dan precies de dialoog over voeren? Bijvoorbeeld: samen met natuurorganisaties wil ik de milieueffecten, van de keuzes die we moeten maken, beter in beeld brengen. Of met verschillende experts wil ik onderzoeken welke innovaties interessant zijn voor ons project.

Actie 4: timing bepalen

Ga nu de specifieke momenten van je communicatie en participatie bepalen. Doe dit op basis van de planning die je hebt gemaakt in de stap: de tijdlijn. Het is verstandig om mensen eerst goed te informeren voordat je ze gaat consulteren zodat ze de context van het project beter begrijpen. Neem hier voldoende tijd voor. Kies je voor raadplegen en/of adviseren neem dan genoeg tijd om deze input te verwerken in je plannen.

Actie 5: vorm bepalen

De gekozen strategie bepaalt welke vorm je kiest.

  • Informeren: denk aan middelen zoals een eigen website, social media, persberichten, flyers, video’s, webinars en informatiebijeenkomsten.
  • Inspreken: organiseer een online of offline bijeenkomst waar belanghebbenden de kans krijgen om input te geven of zet een enquête uit.
  • Consulteren: in een klankbordgroep, werkateliers of burgerpanel kun je belanghebbenden echt om advies vragen.
  • Samenwerken: in een vaste klankbordgroep kan er ook sprake zijn van samenwerken. Je kunt er ook voor kiezen om een of meerdere vertegenwoordigers aan te laten sluiten bij de projectgroep.

Kies voor een combinatie van middelen zodat je verschillende doelgroepen bereikt. Zo bereik je jongeren bijvoorbeeld sneller via social media en ouderen sneller via het dorpskrantje. Kijk ook of je aan kan sluiten bij andere projecten. Organiseren zij een bijeenkomst of enquête waar je samen in op kan trekken?

Op onderstaande websites vind je inspiratie voor verschillende participatiewerkvormen zoals een burgerpanel of een omgevingswandeling:

Actie 6: boodschap kiezen

Bepaal van te voren met welk verhaal je naar buiten wil treden. Wat wil je wel vertellen en wat niet? Zijn er bijvoorbeeld bepaalde thema’s die je wilt benadrukken? Het opstellen van een kernboodschap en een Q&A helpt hierbij. Deel dit in het projectteam zodat iedereen met hetzelfde verhaal naar buiten treedt en gebruik dit als basis voor je communicatie-uitingen. Zo ontstaat er een consistent verhaal. Het kan ook helpen om deelboodschappen per belanghebbende en per thema op te stellen. Voor een natuurorganisatie belicht je bijvoorbeeld net wat andere zaken dan voor een werkgeversvereniging.

Actie 7: strategie borgen en toetsen

Vul nu het onderstaande invulformat communicatie- en participatieplanning in op basis van de keuzes die je hierboven hebt gemaakt. Toets of je strategie bijdraagt aan de opgave waar je voor staat en past bij de uitgangspunten die je in de stap: belangrijke principes hebt benoemd. Krijgen belanghebbenden bijvoorbeeld voldoende kans om voor hun belang op te komen? Is er genoeg tijd om een relatie op te bouwen?

Excel invulformat communicatie- en participatieplanning

 

Helpdesk voor Omgevingsparticipatie en -communicatie

Loop je tegen vragen aan als ‘Waar moet ik nu prioriteit aan geven’ of ‘Hoe organiseer ik een klankbordgroep of werkatelier?’ Onze omgevingsexperts sparren graag even met je! Neem vrijblijvend contact met ons op.